BtoB注文サイトと販売管理システムをつなぐ
API連携で受注業務を自動化するメリットと確認ポイント
得意先が直接注文を入力できるBtoB向け注文サイトを運用している企業の中には、注文サイトで受けた受注データを販売管理システムへ手動で転記しているケースが少なくありません。この記事では、BtoB注文サイトと販売管理システムをAPI連携することで何が変わるか、連携を進めるときの確認ポイント、そしてmouclaのAPI対応について解説します。
注文サイトと販売管理システムが別々に動くと起きること
BtoB向け注文サイトとは、得意先がログインして商品を選び、注文を送信できる企業向けのWebサイトです。電話やメールによる受注を減らし、得意先が自分のペースで注文できる仕組みとして導入している企業が増えています。
一方、受注後の業務（在庫引当・納品書作成・請求処理など）は販売管理システムで管理するケースが多く、注文サイトと販売管理システムが連携していない場合、次のような問題が生じやすくなります。
受注データを手動で転記する手間が発生する
注文サイトに届いた受注内容を、担当者が確認して販売管理システムに手入力する作業が必要になります。得意先名・商品・数量・単価などを一件ずつ転記する手間は、受注件数が増えるほど積み重なります。入力ミスや登録漏れが起きた場合の修正対応も、担当者の負担になります。
在庫の最新情報が注文サイトに反映されない
連携していない場合、販売管理システム上の在庫数が注文サイトに反映されません。実際には在庫切れの商品が注文できてしまったり、反対に在庫があるにもかかわらず「在庫なし」と表示されたりするケースが起きやすくなります。得意先からの問い合わせ対応が増える原因にもなります。
APIとは
API（Application Programming Interface）とは、異なるシステム同士がデータをやり取りするための仕組みです。特にWebサービスで使われるWeb APIは、インターネットを通じてシステム間でデータを送受信できる仕組みです。Web APIでシステムをつなげることで、たとえば「注文サイトで注文が確定したタイミングで、販売管理システムに受注伝票を自動作成する」といった連携が実現できます。
API連携で何が変わるか
注文サイトと販売管理システムをAPI連携すると、受注データや在庫情報をシステム間で自動的にやり取りできるようになります。担当者が手作業で橋渡しする必要がなくなり、業務の流れがつながります。
受注データが販売管理システムに自動で取り込まれる
得意先が注文サイトで注文を確定すると、受注データが自動的に販売管理システムへ連携されます。担当者が手入力する必要がなくなるため、転記ミスや登録漏れが起きにくくなります。受注件数が増えても対応工数が変わらず、少人数でも運用しやすいです。
在庫情報が注文サイトにリアルタイムで反映される
販売管理システムの在庫数を注文サイトにリアルタイムで自動連携することで、在庫切れの商品への注文を防ぐことができます。
得意先が発注時に在庫状況を確認しながら注文できるため、在庫切れに気づかず注文してしまうケースが減り、受注後のキャンセルや代替品の手配といった対応の負担軽減につながります。
また、在庫の変動がすぐに反映されるため、実際には在庫があるにもかかわらず品切れと表示されてしまい、本来なら売れるはずだった注文を逃してしまうという事態も防ぎやすくなります。
帳票の作成・送付がシステム上で完結する
受注データが販売管理システムに自動で取り込まれることで、注文請書・納品書・請求書の作成をシステム上で続けて進められます。
これらの変化は、受注件数が多い企業ほど効果を感じやすくなります。件数が少ない段階から連携しておくと、業務フローが整った状態で受注量の増加に対応できます。
連携を進めるときの確認ポイント
API連携を実現するには、注文サイト・販売管理システムそれぞれの対応状況と、連携の設計・開発体制を事前に整理しておくことが大切です。
API提供状況を確認する
注文サイト、または販売管理システムがAPIを提供しているかどうかが、連携の前提条件になります。利用しているサービスやパッケージのAPI仕様書を確認し、受注データの取得や在庫情報の更新に必要なエンドポイントが用意されているかを確認しておくことが大切です。APIの認証方式や利用制限（リクエスト数の上限など）も合わせて把握しておくと、設計段階でのギャップを防げます。
連携する項目と処理フローを整理する
データ連携のタイミングを事前に整理しておくことが大切です。例えば、受注確定のタイミングで販売管理システムに取り込むのか、在庫数の同期は何分おきに行うのか、といった処理フローを明確にしておくことで、開発の手戻りを防げます。
開発・保守の体制を事前に確認する
API連携は一度構築して終わりではなく、注文サイトや販売管理システムのバージョンアップに伴うメンテナンスが継続的に発生します。開発後の保守体制についても、導入前に確認しておくことがおすすめです。
mouclaでAPI連携を実現する方法
クラウド型販売管理システム「moucla（もうクラ）」はAPIを提供しており、BtoB注文サイトとのカスタマイズ連携が可能です。
株式会社ダイドーシステムでは、BtoB向け注文サイトの構築も承っています。注文サイトとmouclaを合わせてご依頼いただくことで、最初から連携を前提とした設計が可能になります。別々の会社に発注する場合と比べて、仕様調整のやり取りが少なく、連携をスムーズに進めやすい点がメリットです。
販売管理システムとの連携を含む注文サイトの開発事例として、取引先専用のユニフォームの注文サイトもあわせてご覧ください。
※ API連携のカスタマイズ開発については、別途費用が発生します。詳細はお問い合わせください。
まとめ
- 注文サイトと販売管理システムを連携することで、手作業での入力や漏れをなくし、在庫のずれから生じる対応の負担軽減や注文の機会を逃す事態も防げる
- API連携で受注取込・在庫反映・帳票作成の流れをシステム間でつなげられる
- 連携前にAPI仕様・処理フロー・開発保守体制を整理しておくことが重要
- mouclaはAPIに対応しており、BtoB注文サイトとのカスタマイズ連携が可能
BtoB注文サイトとの連携についてご興味をお持ちいただけた方は、お気軽にお問い合わせください。ご要件に応じてご提案いたします。
よくある質問
BtoB注文サイトとの連携は標準機能として用意されていますか？
mouclaにはBtoB注文サイトとの標準連携機能はありませんが、APIを活用したカスタマイズ連携に対応しています。カスタマイズ開発については別途費用が発生します。お問い合わせください。
注文サイトの構築からAPI連携まで、まとめて依頼できますか？
はい。株式会社ダイドーシステムではBtoB向け注文サイトの構築も承っており、mouclaとの連携を含めてワンストップでご対応できます。最初から連携を前提とした設計ができるため、スムーズに進めやすい点がメリットです。開発事例もあわせてご覧ください。別途費用が発生しますので、まずはお問い合わせください。
連携後、注文サイトと販売管理システムのデータはリアルタイムで同期されますか？
連携の設計によって異なります。リアルタイム同期を実現するには、注文サイト側からの通知（Webhook等）と販売管理システムへの取込処理を組み合わせる方法が一般的です。詳細はご要件に応じてご相談ください。