受発注・在庫管理をエクセルから
販売管理システムへ移行するポイント

受発注管理とは、得意先からの注文（受注）と仕入先への注文（発注）を管理する業務です。受注→出荷→請求という販売の流れと、発注→入荷→支払いという購買の流れの両方を管理します。

在庫管理は、商品の現在の在庫数をリアルタイムで把握する業務です。出荷があれば在庫が減り、入荷があれば在庫が増えます。この数字が正確でないと、在庫切れや過剰在庫につながります。

受発注管理と在庫管理がつながる理由

注文が入ったら在庫を引き当て、在庫が少なくなれば仕入先に発注を行うといったように受発注管理と在庫管理は切り離せない関係にあります。
受発注と在庫を一元管理するためには、一連の流れをシステムでつなげることがとても重要となります。

少人数・少量の取引であれば、エクセルでの管理も問題なく機能します。ただし、取引件数や商品点数が増えてくると、特定の場面で課題が出てきます。

受注ごとに在庫を手動で確認する手間が増える

注文が入るたびに在庫表を開いて在庫数を確認し、在庫表を更新して、受注台帳にも記録する。このような手作業は1件ずつは軽微でも、受注件数が増えるほど積み重なっていきます。更新漏れやミスがあった場合に発見しにくく、修正する手間も別途発生します。

在庫の実数とエクセルの数字がずれやすい

複数の担当者が同じファイルを使っている場合、更新のタイミングにずれが生じます。エクセル上では在庫があるのに実際には欠品しているという状況が起きやすく、得意先への回答や出荷対応に影響します。

ファイルの更新手順が特定の担当者の知識に依存しやすい

長く使い込まれたエクセルファイルは、入力ルールや更新手順が複雑になりがちです。入力ルールを担当者の記憶に頼っている場合、その担当者が不在のときに他のメンバーが安心して更新できず、対応が後回しになることがあります。こうした属人化が業務の停滞につながりやすい点には注意が必要です。

こうした課題はいずれも、受発注・在庫のデータをひとつのシステムに集約することで解消できます。受注登録が在庫に自動で反映され、最新の状況を全員がリアルタイムで確認できる環境に変わります。

受発注・在庫管理システムには、次のような機能が標準的に備わっています。

これらの機能は連動して動くため、受注登録から在庫引当・帳票作成まで一連の流れをシステム上で処理できます。担当者が個別に確認・転記する手間が大幅に減り、ミスの発生も抑えられます。

システム導入前に次のポイントを確認しておくと、導入後のギャップを防げます。

現在の業務フローをシステムに合わせられるか

自社の業務フローやルールが販売管理システムの標準機能に合っているかを確認しておくことが大切です。業界・業種によっては独自の帳票形式や単価計算ロジックが必要な場合があります。
パッケージシステムの導入を検討している場合は、柔軟なカスタマイズに対応しているかを事前に確認しておくと導入後のギャップを防げます。

マスタデータの引き継ぎはどこまでできるか

得意先・仕入先・商品などのマスタデータをシステムに移行できるかを確認しておくことが大切です。一括取込機能があれば、エクセルで管理してきたデータをそのまま活用できます。既存データの量や整理状況によって移行の手間が変わるため、導入前に確認しておくとスムーズです。

試用版で実際のデータを入力してみる

試用版があるシステムを選ぶのがおすすめです。実際の商品・得意先データを入力して操作してみることで、自社の業務フローに合うかどうかをより正確に判断できます。クレジットカード登録不要・自動課金なしのトライアルであれば、リスクなく試せます。